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Guia geral para melhorar a gestão em agência de comunicação

Para manter uma agência de comunicação competitiva no mercado, é importante encontrar as principais formas de se destacar, tendo em vista que, o mundo vive em constante desenvolvimento e novas ferramentas e tendências surgem a todo o momento com a finalidade de otimizar os processos e proporcionar serviços de qualidade.

Nesse caso, não há dúvidas da necessidade de inovar as atividades realizadas, fazendo com que elas se tornem mais eficientes, acertadas e modernas, o que vai gerar um potencial competitivo capaz de tornar o negócio um sucesso.

Para ajudar nesse processo, elaboramos este conteúdo para disponibilizar as principais informações sobre o assunto, por exemplo, a importância da agência de comunicação, como fazer uma boa gestão, práticas para reter clientes e demais. Confira!


Mercado de comunicação

Antes da transformação tecnológica as ações de marketing tinham como base somente os formatos offline e tradicionais, como rádio, panfletos e televisão. Contudo, com o advento da internet e seu uso pela maioria das pessoas, novas estratégias de se relacionar com os usuários foram surgindo, ocasionando mudanças relevantes no segmento.

Sendo assim, nos dias atuais, já é possível que as agências de comunicação usufruam de ferramentas potentes para divulgar seus serviços e proporcionar uma boa satisfação aos clientes, contribuindo para a fidelização e espaço no mercado.

Então, é importante ter em mente essa necessidade de contar com as inovações disponíveis para agregar valor à demanda do público, o que vai contribuir bastante para atraí-los e tornar a empresa referência no que se propõem a fazer.

Importância da gestão em agência de comunicação

Uma agência de comunicação tem como função o desenvolvimento, planejamento e administração de todos os fatores relacionados à publicidade de um cliente. Além disso, pode ser especializada em vários ramos, por exemplo, agência de marketing digital.

Esse tipo de serviço pode ser realizado por um departamento interno ou empresa que disponibiliza uma visão externa com a finalidade de criar campanhas, branding e vender produtos ou serviços do contratante, que pode ser empresas, instituições públicas e demais. Entre as tarefas executadas estão:

  • elaboração de pesquisa sobre o cliente, soluções e reações do público;
  • projetar os formatos de mídias que serão usados, como serão vinculados e o seu tempo;
  • projetar anúncios com bases em dados obtidos do produto e serviço do cliente;
  • solicitar feedback dos contratantes e usuários das campanhas para decidir os próximos passo etc.

Entre as principais vantagens da agência de comunicação está o seu conhecimento sobre marketing, propaganda e publicidade, constituída por profissionais qualificados no assunto, como planejadores, designers, especialistas em SEO e demais, que podem utilizar suas competências para:

  • atuar com foco nos objetivos;
  • aplicar as competências e habilidades da melhor forma possível;
  • reduzir gastos e gerar lucro para a empresa por meio das ações implementadas.

Etapas de gestão

Administrar uma agência de comunicação requer a superação de vários desafios, por isso, é preciso entender as principais etapas de gestão para que tudo saia como o esperado. Entenda melhor sobre elas!

Gestão do fluxo de trabalho

Essa fase se refere ao conjunto de procedimentos que fazem parte das solicitações dos clientes e se transforme em uma estratégia publicitária, por exemplo, recebimento do serviço, planejamento e criação do briefing, desenvolvimento do conteúdo e mensuração dos resultados.

Dessa forma, realizar um gerenciamento adequado é uma prática importante para o alcance dos objetivos e metas, tendo em vista a viabilidade da identificação de erros que podem afetar as campanhas. Para isso, é necessário:

  • automatizar as ações;
  • mapear os processos;
  • elaborar um planejamento eficiente;
  • acompanhar os resultados etc.

Gestão de pessoas

Por ser a área onde o processo criativo é colocado em prática, é primordial entender a sua importância, já que a integração entre o time deve ser colocada em evidência para evitar que problemas entre os integrantes possam afetar negativamente o serviço oferecido. Nesse caso, boas dicas são:

  • elaborar planos de carreira para manter os funcionários motivados;
  • promover um relacionamento próximo entre os membros do time;
  • manter um clima organizacional agradável;
  • fornecer feedbacks frequentes;
  • remunerar os colaboradores com salário compatível no mercado etc.

Gestão financeira

Uma administração financeira efetiva é imprescindível para garantir a lucratividade do negócio e se manter competitivo perante tantos concorrentes. Por esse motivo, medidas dessem ser aplicadas para tornar as finanças da agência de comunicação a mais benéfica possível. Por exemplo:

  • reduzir gastos desnecessários;
  • controlar as despesas;
  • realizar balanços periódicos;
  • monitorar o fluxo de caixa;
  • calcular os gastos com a execução dos serviços;
  • manter um bom controle de pagamento e demais.

Business Intelligence

Diversas são as informações que devem ser tratadas nesse tipo de segmento, por isso, o ideal é contar com uma ferramenta adequada para automatizar essa atividade e, dessa forma, facilitar as tomadas de decisões do negócio.

Dessa forma, o Business Intelligence (BI) colabora por meio da transformação de dados relevantes e estratégicos para a organização, simplificando a análise geral do fluxo de trabalho e readequação dos procedimentos. Nesse tipo de situação, é importante:

  • demonstrar para a equipe a importância desse mecanismo;
  • contar com métricas relevantes;
  • estabelecer um sistema apropriado.

Estratégias de gerenciamento

Existem várias práticas que podem ser aplicadas como forma de criar uma boa estratégia de gestão. Conheça as principais!

Tenha um plano de negócios

Para iniciar o aprimoramento da gestão da agência de comunicação, o primeiro passo e criar um plano de negócios, tendo em vista que ele vai direcionar as ações da empresa. Nesse planejamento é preciso estabelecer:

  • objetivos e metas da organização;
  • público-alvo;
  • serviços a serem executados;
  • diferenciais do mercado;
  • tecnologia a serem implementadas.

Após, é importante realizar um acompanhamento para a atualização desse plano.

Insira a utilização do briefing

A implementação de um modelo de briefing vai ajudar o time a colher dados relevantes dos clientes e transmitir as informações para a equipe responsável em criar o projeto, o que vai minimizar falhas de comunicação e promover as ações mais adequadas às demandas do contratante, como:

  • qual é o público do cliente da agência;
  • qual a finalidade da campanha requisitada;
  • quem são os concorrentes da empresa;
  • qual é o posicionamento da marca;
  • qual é o tempo da estratégia;
  • qual produto e serviço será divulgado.

Essa medida vai otimizar o tempo e possibilitar uma projeção interessante para os resultados das campanhas.

Treine a equipe

É muito importante contar com a capacitação dos colaboradores da empresa, já que eles são parte fundamental do sucesso de qualquer negócio. Disponibilizar esse treinamento é importante para manter os funcionários sempre atualizados, já que inserir novas tendências é primordial para que a agência se adeque à modernidade e não fique atrás dos concorrentes.

Isso vai gerar a melhora da qualidade dos serviços, satisfação e fidelização dos clientes, melhora da reputação no mercado e demais vantagens importantes para o crescimento da companhia.

Faça a administração dos projetos

Por meio da gestão de projetos adequada fica mais fácil manter a agência organizada, já que fica mais fácil delegar as atividades de acordo com o direcionamento de um cronograma, estabelecendo os responsáveis por cada função dentro da empresa.

Por meio de um software essa prática se torna mais descomplicada, considerando que entre as suas funcionalidades estão:

  • definição de tarefas;
  • identificação de cada colaborador delegado para cada tarefa;
  • acompanhamento de prazo e status de cada projeto;
  • detecção de eventuais problemas;
  • redução da sobrecarga de trabalho;
  • emissão de relatórios completos de atividades
  • controle de custos e demais.

Além disso, também asseguram o alinhamento da equipe com as prioridades da empresa e seus clientes.

Monitore constantemente os processos

Uma gestão eficiente da agência de comunicação depende de um acompanhamento frequente dos processos, onde será mais fácil identificar as estratégias que realmente estão gerando os resultados esperados e a exatidão das ferramentas empregadas.

Com a identificação de eventuais problemas, a empresa ganha tempo para reestruturar as medidas aplicadas em tempo hábil, e solucionar os pontos negativos.

Atração e retenção de clientes

Manter o foco na satisfação dos clientes é essencial para que ele seja fidelizado, por isso, é importante fazer com que eles vejam a agência como uma grande parceira, o que vai levar a resultados vantajosos para ambas partes.

Dessa forma, é preciso ressaltar a necessidade de manter os processos organizados, cumprir os prazos preestabelecidos, prestar um bom serviço, criar uma equipe que sabe promover um atendimento eficaz e demais diferenciais que vão colaborar de maneira consideração deve atração e retenção de clientes.

Com essas ações, a agência vai conseguir alcançar seus objetivos e metas, o que vai gerar um diferencial competitivo interessante no mercado. Para isso, você precisa conhecer os principais canais de captação de clientes e utilizá-los de forma correta, considerando as características do negócio e, também, para os seus clientes.

Parcerias estratégias

Nessa situação, a agência de comunicação se une a outras organizações com o intuito de divulgar sua marca e conquistar novos clientes. No entanto, para que isso ocorra, é importante que todos os envolvidos estejam no mesmo propósito. Ou seja, entre as principais finalidades desse relacionamento é a geração de leads.

Indicações

As indicações são excelentes meio de captação do público para a agência, principalmente, nas empresas mais novas, ainda pouco reconhecidas no mercado. Nesse caso, o ideal é proporcionar o melhor serviço possível e superar as expectativas dos clientes, para que eles se sintam à vontade para recomendar e falar bem da companhia com familiares, amigos e demais pessoas próximas.

Lembre-se, também, que uma grande quantidade de clientes opta por fazer uma busca precisa na internet antes de fechar um negócio, como sites especializados para esse fim, redes sociais, entre outros, e qualquer avaliação positiva pode ser o diferencial para a decisão de compra ou contratação os serviços.

Inbound marketing

Trata-se de uma ação de obtenção de clientes que acontece de maneira passiva. Isso significa que a empresa fornece conteúdo pela internet seja por meio de site, blog, mídias sociais, e-mail marketing, entre outros e, quando o cliente sentir necessidade, ele mesmo encontra a agência, já que é o interessado nos produtos e serviços oferecidos.

Essa prática permite a automatização dos processos, considerando que terá contato com o cliente quando eles realmente estiverem dispostos a fechar um negócio.

Outbound marketing

Diferentemente do inbound marketing, o outbound é caracterizado por uma estratégia de captação de cliente de forma ativa. Dessa forma, a agência busca por seu público por meio da aplicação de técnicas como cold call (onde um colaborador entre em contato com clientes que ainda não demonstraram interesse nos produtos e serviços), ou cold mailing — busca pelo início de um diálogo com o cliente, sem ter tido nenhum contato com a pessoa anteriormente.

São ações que põem gerar grandes resultados a curto prazo, trazendo diversos leads em poucos dias. Por esse motivo, devem ser consideradas. A desvantagem é que essa aplicação pode ser mais cara, considerando que exige a constituição de uma equipe direcionada de forma exclusiva na prospecção de clientes.

No entanto, é importante considerar que uma técnica bem aplicada vai proporcionar o retorno do investimento mais rápido que a empresa imagina.

Escolha da plataforma ideal

Para garantir o desenvolvimento e a ocupação de um lugar de destaque no mercado, é indispensável a adoção de ferramentas que colaborem para a automatização de todos os processos executados na empresa e cumprimento dos serviços contratados.

Existem vários mecanismos disponíveis, cada um com suas particularidades, estando entre as funcionalidades mais requisitadas: simplificação do gerenciamento de projeto, aprimoramento na relação com o cliente, controle das finanças, impulsionamento da performance, emissão de relatórios com informações precisas que servirão como base para a tomada de decisões etc.

Além disso, é importante que a ferramenta viabilize o aumento na geração de leads, redução dos gastos, minimização do trabalho manual e aumento da produtividade. Com o objetivo de atender todas as necessidades da agência, o mais indicado é personalizar o sistema contratado, agregando mais valor para a empresa e seus clientes.

Agora que você entende melhor sobre o funcionamento adequado de uma agência de comunicação, é importante estar sempre atento à gestão das etapas que fazem parte de todos os processos e, dessa forma, conseguir implementar as estratégias mais adequadas para atender a demanda dos clientes, conquistar os resultados programados e se tornar uma empresa de sucesso em um segmento cada vez mais disputado.

Ainda ficou alguma dúvida sobre o assunto? Então, entre em contato com a gente e converse com um especialista para esclarecê-las!

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