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Como organizar um evento online
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Como organizar um evento online?

Durante o isolamento social provocado pela pandemia do coronavírus, os eventos online se tornaram muito comuns. Eles são excelentes alternativas para as empresas estreitarem os laços e a comunicação com parceiros, fornecedores, clientes e personas. Os temas são os mais variados, desde atualização profissional até entretenimento e saúde mental. 

Representando 4% do PIB nacional, segundo dados de 2019 da Ubrafe (União Brasileira dos Promotores de Feiras), no ano de 2020 foram cancelados cerca de 400 eventos presenciais, o que provocou uma interferência direta e indireta no faturamento de muitas companhias. 

Diante desse cenário, foi preciso se reinventar! De um dia para o outro vimos empresas migrando os eventos presenciais para o ambiente digital. Vale ressaltar que, essas transmissões já estavam sendo utilizadas por algumas marcas, mas a sua adesão não era tão significativa. 

Segundo pesquisas do setor, o volume de buscas por vídeos ao vivo cresceram muito na quarentena. 

E você vai ficar de fora dessa? Para te ajudar a entender melhor sobre os benefícios e como organizar um evento online providenciamos esse artigo, vem com a gente! 

Benefícios do evento online

Preparar uma transmissão online é um desafio e tanto! E muitas empresas ainda estão em dúvida de começar a utilizar esse tipo de recurso, por isso, reunimos a seguir as principais vantagens de se investir nessa estratégia, confira:

  • Oferecer conhecimento e atualização profissional;
  • Ampliar a localização dos participantes – Um evento presencial necessita que todos os envolvidos estejam em um mesmo ambiente. Nas transmissões online isso não é necessário, tornando-se uma excelente alternativa para criar um novo público ou até mesmo capacitar colaboradores em diferentes regiões. 
  • Utilizar ferramentas e oportunidades de inovação;
  • Ser utilizada para os mais diversos nichos de mercado;
  • Criar estratégias diferenciadas;
  • Gerar credibilidade;
  • Possuir um custo mais baixo – Por não ter a estrutura necessária para um evento presencial, as transmissões ao vivo costumam ser mais acessíveis. 
  • Versatilidade de plataformas;
  • Acesso ilimitado –  Os eventos presenciais costumam ter uma capacidade limitada, por conta do espaço destinado a sua realização. No ambiente online, esse tipo de barreira não existe, pois, o alcance pode ser escalável, transmitido para um número indefinido de pessoas. 
  • Engajar o público de uma forma mais direta e assertiva – Afinal eles podem comentar em tempo real, trocar informações e esclarecer dúvidas a partir do uso de recursos disponíveis.
  • Gerar leads qualificados;
  • Criar outras oportunidades de monetização – Além dos ingressos para que o público tenha acesso ao evento, é possível vender produtos ou serviços com desconto durante a transmissão, potencializando assim o faturamento.
  • Criar networking e geração de novos negócios;
  • Assegurar a transmissão de informações e conteúdos em tempos de crise, como no caso da pandemia do coronavírus. 

Agora que você já está seguro para realizar eventos online, vamos falar um pouco sobre a organização dessa transmissão? Acompanhe no tópico a seguir!

Passo a passo para criar um evento online de sucesso

Ao contrário do que muitas pessoas acreditam, a revolução digital não irá recuar, segundo pesquisas do setor. Seja 100% online ou na forma híbrida, os eventos irão se adequar cada vez mais nesse modelo. 

Por isso, se você ainda não aproveitou esse boom do momento, chegou a hora de reconsiderar e colocar a mão na massa! 

Mas, para obter os melhores resultados é necessário seguir algumas etapas, veja a seguir quais são elas:

1- Defina um objetivo

meta rede social

Fonte: Freepik

Para organizar uma transmissão online a primeira coisa que precisa ser feita é determinar uma meta para a sua realização. Veja quais são os interesses da empresa e defina-o. Ele pode seguir os mais diversos focos, tais como:

  • Expor sobre um tema do momento;
  • Gerar novos leads;
  • Valorizar a marca;
  • Torna-se referência no mercado;
  • Lançar produtos ou serviços;
  • Gerar mais engajamento nas redes sociais;
  • Promover uma campanha específica.

Essa etapa irá guiar as próximas, por isso, não deixe de fazê-la! 

2- Analise o público do evento 

Fonte: Freepik

Veja qual persona você pretende atingir com a transmissão. Procure fazer pesquisas para ver o que esse participante espera e desenvolva uma estratégia que faça sentido a essa expectativa. 

Analisar experiências desenvolvidas pela concorrência, também é uma excelente alternativa. 

3- Escolha o modelo de evento online de acordo com as necessidades 

Fonte: Freepik

Atualmente existem diversas ferramentas e opções para criar transmissões online. Para fazer a escolha certa é necessário avaliar os canais mais adequados para a empresa, o conteúdo e a persona, por isso, explicamos a seguir os modelos mais utilizados no momento, veja:

  • Webinar – Totalmente online, esse recurso é super versátil e interativo, pois ele pode ser exibido para diversos tipos de canais, como por exemplo, nas redes sociais ou em plataformas específicas para as transmissões online. 

 

  • Workshop – Se o objetivo da sua estratégia é ensinar algo para o público-alvo, esse formato é o ideal para você. Com o auxílio de diversas ferramentas e plataformas digitais é possível criar conteúdos criativos e interativos, e os participantes podem escolher quando e onde vão realizar o curso. Diversos setores já testaram essa estratégia, tais como: culinária, finanças, organização pessoal, marketing, administração e construção civil.

 

  • Meetup – Dinâmico, esse evento tem como principal característica a presença de diversos profissionais e tem como objetivo promover o networking. Eles são exibidos em tempo real e a interação é feita através dos chats. Esse modelo também pode ser exibido simultaneamente em diversos canais diferentes. 

 

  • Palestras – Nesse formato, um especialista, geralmente de algum nicho de mercado, faz uma apresentação sobre um assunto que domina. Algumas empresas também têm utilizado esse tipo de recurso para treinamentos corporativos, apresentar metas ou ainda promover a interação entre a equipe. 

 

4- Faça um planejamento completo

Fonte: Freepik

Projete o evento do começo ao fim! Defina qual será o tema, os convidados, o dia e horário, as plataformas de transmissão e o cronograma das atividades. 

Na data escolhida, faça um roteiro para a transmissão. A exposição do tema precisa ser feita nos primeiros minutos da exposição, mas é preciso separar um tempo para que os participantes possam tirar suas dúvidas e se possível, disponibilize um material de apoio. 

5- Defina como será a participação durante o evento

Fonte: Freepik

Nesse momento, é necessário escolher como será a participação dos interessados no evento, ou seja, se os convites serão gratuitos ou pagos. E se as inscrições serão prévias ou não e ainda se haverá alguma diferença entre os acessos.  

6- Escolha uma plataforma para a transmissão

Atualmente, existem diversos tipos de ferramentas para veicular eventos online. No entanto, cada uma apresenta características diferentes e por isso, é necessário uma análise para ver qual é a mais adequada para o objetivo da empresa. Selecionamos a seguir alguns delas, confira:

Youtube Live 

youtube live

Com uma interface simples, essa plataforma é excelente para as transmissões ao vivo. Dentre as suas principais vantagens, podemos citar:

  • A possibilidade de avaliar a performance do evento online depois que ele foi encerrado. 
  • A visualização da transmissão pelo público interessado após a sua conclusão, pois possibilita que pessoas que perderam alguma parte ou não puderam comparecer, possam assistir o conteúdo no dia e horário em que desejar. 

Vale ressaltar que essas veiculações precisam seguir as Diretrizes da Comunidade e os Termos de Serviço da plataforma. E se por acaso, algum canal usar o recurso de forma inapropriada o Youtube pode aplicar a restrição de idade, remover o conteúdo ou ainda restringir o recurso ao canal. 

Lets.events

Lets.events

Indicada para qualquer tipo de evento virtual ou híbrido, essa plataforma possui diversos recursos que auxiliam tanto na organização quanto na experiência do participante. 

Através dos recursos disponíveis, os palestrantes e participantes interagem de uma forma muito dinâmica e divertida. 

A Lets.events ainda conta com ferramentas de inteligência de dados e analytics que permite que tanto a jornada dos participantes quanto os resultados do evento sejam avaliados com mais eficiência. 

Utilizando a plataforma é possível:

  • Verificar quantos participantes fizeram check-in;
  • Analisar quais foram as sessões mais assistidas;
  • Examinar as métricas de engajamento e interatividade;
  • Acompanhar o tempo médio de participação, entre outros. 

Zoom

zoom

Desenvolvida com uma interface simples e fácil de usar, essa ferramenta permite realizar conferências com até 1000 participantes. Ela possui uma versão gratuita com limite de tempo e um paga com tempo ilimitado e recursos para deixar a experiência ainda mais interativa e próxima do participante. 

Utilizando o Zoom é possível permitir perguntas do tipo “ levantar a mão” ou ainda dividir os participantes em grupos durante a transmissão. 

OBS STUDIO

OBS Studio

O Open Broadcaster Sofware (OBS Studio) é um software gratuito e de código aberto indicado para quem deseja transmitir vídeos online. 

Com a ferramenta é possível utilizar múltiplas câmeras, efeitos visuais personalizados e até trilha sonora, de acordo com o interesse do organizador. Ele ainda conta com a integração com as plataformas mais populares do mercado como: Facebook e Youtube. 

7- Prepare o cenário e equipamentos necessários

Lembre-se que a distração é um problema para os eventos online. Por isso, busque analisar o que estará aparecendo na câmera durante o evento. Procure utilizar elementos que ilustram o tema do evento ou tente expor um fundo o mais neutro possível para não distrair os participantes. 

Invista em uma boa iluminação para o ambiente. Procure utilizar uma luz direcionada para o rosto do palestrante. 

Sem esquecer é claro do áudio da transmissão. Ele é fundamental para que as pessoas possam entender a mensagem do evento. Busque um lugar o mais silencioso possível.

A qualidade do áudio é outro ponto chave nesse tipo de evento. Você precisa ter certeza que as pessoas estão conseguindo ouvir o palestrante com clareza, por isso, faça testes antes do evento começar. 

8- Divulgue o evento 

divulgue o eventoFonte: Freepik

De nada adianta preparar um evento superinteressante e não divulgar para o seu público-alvo, não é verdade? Por isso, desperte o interesse das pessoas para participar da transmissão.

Crie uma estratégia de marketing para isso. Invista em campanhas patrocinadas e conteúdos orgânicos nas redes sociais, valorizando os pontos-chave do evento. Aqui vale tudo! Utilize imagens, vídeos, depoimentos, quanto mais diferente e criativo esse material for, melhor. Para isso, utilize uma linguagem e layout que converse com a identidade do evento. 

Outra dica muito importante é criar um evento no Facebook e LinkedIn com todas as informações necessárias para que os internautas possam participar. 

Uma estratégia muito eficaz para esse tipo de divulgação também é o e-mail marketing. Crie conteúdos diferentes para atingir o seu funil de vendas, utilizando uma comunicação direta e exclusiva, aproximando a persona e mostrando vantagens. 

9- Pense na experiência do participante

Fonte: Freepik

Apesar das inúmeras vantagens, existem algumas características que o evento online não pode proporcionar. Por isso, crie estratégias para que os participantes se sintam como se estivessem em uma apresentação presencial. Brindes e sorteios são alguns exemplos que podem funcionar bem de acordo com o objetivo da transmissão. 

10 – Analise a participação

analise a participação em eventos

Fonte: Freepik

Durante a transmissão, sempre que possível, veja como está a participação das pessoas. Pergunte sobre a qualidade do áudio, se estão gostando, como está a expectativa, se eles possuem dúvidas, entre outros. 

Seguindo essas medidas, você irá garantir a qualidade e organização de um evento de sucesso! 

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