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Como gerenciar uma equipe online | Dicas e Ferramentas

Você está trabalhando em casa e precisa organizar o trabalho de sua equipe? Não consegue ser uma pessoa tão disciplinada na hora de trabalhar no home office?

Continue lendo e saiba como gerenciar uma equipe online sendo um trabalhador produtivo e organizado.

A pandemia do Coronavírus provocou muitas mudanças no estilo de vida das pessoas. O isolamento social e a implementação do trabalho remoto causaram várias transformações nas corporações e na rotina de vida dos funcionários.

Essa medida adiantou uma prática que já havia sido implantada de forma gradual em várias empresas, limitada, no entanto, a alguns dias da semana. Mas, essa mudança trouxe vários desafios, por isso, separamos neste artigo, algumas dicas e aplicativos para deixar esta rotina mais leve e descomplicada, confira! 

Rotina de Trabalho

É muito importante seguir uma rotina de trabalho com todos os funcionários, determinar horários fixos como se realmente estivessem em horário comercial na empresa. Parece ruim, mas se cada um definir seus horários e sua rotina com certeza terão muitas interferências caso surjam pendências durante os projetos.

Se alguns dos membros tiverem a necessidade de seguir horários diferentes, é preciso ser determinado antes mesmo de iniciar, e todos precisam estar cientes dos motivos. Quanto mais clareza e comunicação entre os membros, melhor!


Planejamento Semanal

Para que a equipe fique bem alinhada com tudo que é preciso ser feito, uma programação semanal é essencial, assim a visão de todos facilitará muito durante os processos. Neste momento é preciso entender que em um escritório ou agência presencial sua equipe faria o mesmo.

Use ferramentas de gerenciamento e durante a reunião vá anotando cada detalhe e compartilhe com todos, assim o trabalho irá fluir muito mais.

Evite reuniões extensas, não é porque todos estão em casa que tem a necessidade de ficar 2 ou 3 horas em uma conferência via Zoom.

Escute sua equipe

Quer deixar sua equipe bem motivada? Comece a escutar tudo o que todos têm a dizer sobre os projetos, sobre os clientes, sobre o fluxo de trabalho, sobre a organização e todos os outros detalhes.

Líder é aquele que escuta, que entende sua equipe e que caminha junto. Todos se sentem motivados quando suas opiniões são relevantes para algo que é feito em conjunto.

Evite a falta de comunicação

Um dos maiores problemas enfrentados por uma equipe online está exatamente aqui, na falta de comunicação de todos. 

Se o líder começa, por exemplo, a dar ordens para um dos membros da equipe através de uma mensagem no privado, depois faz o mesmo com outro membro e algum detalhe do projeto faz parte desta conversa, começa a ter falta de alinhamento, pois a equipe que está aguardando as tarefas estão vendo outras coisas sendo feitas.

Isto não é nada bom, primeiro que por conta disto alguns dos membros podem se sentir excluídos e desmotivados. Quando alguma ação negativa aparece acaba causando desconforto e insegurança.

Evite o MÁXIMO este tipo de situação! É preciso definir apenas 1 lugar para comunicação, e caso tenha alguma conversa fora ou no privado, é importante que seja informado a todos os membros da equipe.

Para que a organização e a produtividade seja eficiente em seu time online, separamos algumas ferramentas essenciais para usar diariamente:

Etus

Gerencie todas as suas redes sociais em apenas 1 aba aberta, faça emissão de relatórios completos, trabalhe em equipe usando a ferramenta de workflow, responda todos os clientes em uma única página, com a Etus é possível até capturar seus leads. Faça um teste grátis agora mesmo!

Trello

Crie um painel de tarefas para toda sua equipe com as pendências de cada um e gerencie durante o dia para ter controle total de tudo que está sendo concluído, por quem está sendo feito e qual o prazo de cada etapa.

WeTransfer

Transfira arquivos para sua própria equipe ou clientes de até 2GB de forma simples e prática. Você só precisa subir seu arquivo e transferir para o email que deseja, o wetransfer envia um link para o download e esse endereço online expira em alguns dias. É totalmente seguro e gratuito!

Google Drive

Arquivos menores e pastas compartilhadas com a sua equipe podem ser organizadas no Google Drive. Você consegue arquivar tudo que está sendo feito e o que já foi entregue, além de servir como um repositório de arquivos, você também pode usá-lo para backups.

É possível ainda ter a facilidade de abrir qualquer arquivo de seus projetos através do celular sem ter que ligar o computador para encaminhar documentos sempre que precisar.

Google Meet ou Zoom

Para fazer suas conferências online com clientes e equipe, as melhores ferramentas para isto são o Google Meet que é 100% gratuito e muito simples de configurar, e o Zoom que também não possui custo para reuniões realizadas com até 45 minutos. 

As duas ferramentas tem opção de assinatura com direito a gravação dos encontros. 

Gostou das dicas? Agora me diz aqui, como você costuma se organizar e produzir mais trabalhando de casa?

Quer ver mais dicas sobre rotina de trabalho? Então, não deixe de conferir o artigo: Videoconferências e suas vantagens


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