By Como você cuida hoje da gestão de pagamentos? Ela é fundamental para garantir a saúde financeira e aproximar as agências digitais do sucesso.
Afinal, não basta faturar alto: é preciso acompanhar seu caixa de perto para garantir que os ganhos superem os custos e o negócio dê lucro.
No dia a dia, o gestor deve estar atento a todas as entradas e saídas de dinheiro, controlar os pagamentos dos clientes, conciliar prazos de contas a pagar e receber, gerenciar contratos e várias outras tarefas sensíveis ao negócio.
Neste conteúdo, vamos ver como a gestão de pagamentos funciona na rotina da agência digital e por que você deve prestar muita atenção nessa tarefa. Você já sabe o que faz uma agência digital, isso a gente não tem dúvidas, mas como elas lidam com recebimento e faturamento?
Continue lendo e siga nossas dicas para prosperar no mercado.
Gestão de pagamentos: o que é?
Gestão de pagamentos é um conjunto de técnicas e processos que permite gerenciar todo o dinheiro recebido e gasto por uma empresa. Tanto os recebimentos quanto os pagamentos entram na conta, pois é preciso acompanhar de perto as receitas e despesas do negócio.
Na linguagem das finanças empresariais, chamamos essa dinâmica de entrada e saída de dinheiro de fluxo de caixa.
Quando você confere o valor em caixa e o extrato bancário da conta da empresa em um determinado dia do mês, por exemplo, está vendo apenas a posição financeira naquele momento.
Como as finanças estão sempre em movimento na empresa, a situação pode mudar em questão de horas com a entrada de um valor pago por um cliente ou o pagamento de uma conta de fornecedor.
Por isso, é preciso olhar para todo o fluxo de caixa do negócio durante o mês para entender se o resultado foi positivo (lucro) ou negativo (prejuízo), e não apenas conferir o dinheiro disponível na hora.
Chamamos esse controle de gestão de pagamentos e recebimentos, que também envolve um plano de contas, gestão da inadimplência, processo de cobrança, entre outros fatores.
Por que gerenciar pagamentos e recebimentos?
Fazer a gestão de pagamentos e recebimentos é parte essencial do controle financeiro das agências.
Como o objetivo de qualquer negócio é gerar valor para o cliente e lucrar com isso, todo o dinheiro movimentado precisa ser gerenciado para garantir que os ganhos superem os custos.
E não é tão simples fazer isso, considerando os inúmeros gastos que uma agência digital tem e a própria natureza dinâmica do negócio.
É preciso pagar vários fornecedores, controlar o fee dos clientes e recebimentos por projetos, contabilizar comissões, pagar funcionários e freelancers, fazer a conciliação bancária, entre outras tarefas frequentes.
O objetivo, claro, é garantir que os ganhos da agência sejam suficientes para cobrir todos os custos e ainda gerar lucro.
Mas só é possível ter saúde financeira se você acompanhar de perto os pagamentos e recebimentos, monitorar indicadores de desempenho e ficar de olho nos demonstrativos contábeis e relatórios da empresa.
Todo esse trabalho é fundamental para o sucesso de qualquer negócio e deve fazer parte do dia a dia das agências digitais.
Vantagens para agências digitais
A gestão de pagamentos e recebimentos traz vantagens importantes para a agência e contribui com sua competitividade no mercado.
Veja o que você tem a ganhar com essa função:
- Você sempre sabe quanto a agência ganhou e quanto gastou nos últimos períodos
- Fica mais fácil conciliar os prazos de pagamento com os prazos de recebimento, reduzindo a necessidade de capital de giro e evitando dívidas
- Você consegue mensurar o desempenho financeiro do negócio e analisar indicadores como lucratividade, liquidez e rentabilidade
- Você tem condições de fazer projeções financeiras e entender para onde a agência está caminhando
- Você consegue combater a inadimplência e tornar seu processo de cobrança mais eficiente
- Seu fluxo de caixa fica sob controle e você pode planejar melhor seus investimentos
- Você ganha um olhar mais amplo sobre os custos da empresa e pode se planejar para economizar.
7 dicas para acertar na gestão de pagamentos
Se você quer acertar em cheio na gestão de pagamentos e recebimentos, temos algumas dicas valiosas.
Acompanhe e coloque em prática na sua agência:
1. Acompanhe o fluxo de caixa
Para ter uma boa gestão de recebimentos e fluxo de caixa (com ou sem pagamento recorrente) você precisa acompanhar esse processo diariamente e fazer seu balanço semanal e mensal.
É importante que nenhum gasto passe sem ser registrado, por menor que seja o valor, e que você tenha controle sobre todas as movimentações do caixa e conta corrente.
Obviamente, essa tarefa fica muito mais fácil com um software para monitorar entradas e saídas da empresa.
2. Organize seus documentos
Os pagamentos envolvem uma série de documentos, como notas fiscais, faturas, boletos e comprovantes.
Para ter controle sobre suas finanças, você precisa manter essa documentação sempre organizada e acessível para consulta.
De preferência, trabalhe com armazenamento de documentos digitais em nuvem para não ter problemas com perda de arquivos e risco de vazamento de dados.
3. Gerencie as contas a pagar e a receber
Faz parte da gestão financeira criar um plano de contas a pagar e a receber, buscando sempre a conciliação entre os prazos.
Por exemplo, se você trabalha com fee mensal e sabe que seu cliente vai pagar no dia 15, é mais conveniente negociar o vencimento das contas da empresa para uma data posterior (digamos, dia 20).
Dessa forma, você sempre tem dinheiro em caixa para cobrir os custos do negócio, sem precisar aumentar muito seu capital de giro ou recorrer a empréstimos para cobrir “rombos” durante o mês.
É comum nas agências essa situação de tomada de crédito apenas para cobrir despesas enquanto a empresa aguarda o recebimento dos clientes, mas a consequência é o pagamento de juros aos bancos e o desequilíbrio no caixa.
Por isso, nada melhor do que ter seu plano de contas organizado e prazos de pagamento e recebimento próximos.
4. Controle os contratos da agência
Uma agência digital pode ter várias contas com diferentes contratos e formas de remuneração.
Muitas vezes, há uma base de clientes fixos que geram receita recorrente por meio dos fees e também projetos pontuais pagos por comissionamento, preço fechado ou mesmo remuneração por êxito.
Logo, você precisa controlar de perto esses contratos e ficar de olho nos recebimentos, prazos de vencimento, descontos, data de renovação, entre outros fatores que fazem parte da gestão de contas.
Já imaginou o prejuízo se você simplesmente se esquecer de que um cliente está devendo ou deixar um contrato vencer sem contatar a empresa?
5. Mapeie seus custos
Existem vários tipos de custos em uma agência digital que precisam ser mapeados e controlados.
Os custos fixos são aqueles necessários para o funcionamento da empresa, como aluguel do escritório, serviços mensais e folha de pagamento de colaboradores.
Já as despesas variáveis mudam conforme o faturamento e contratos ativos, como impostos, custos com freelancers e a manutenção de estações de trabalho.
Para ter uma gestão de pagamentos eficiente, é preciso ter noção dos centros de custo de cada área da agência e buscar sempre maneiras de reduzir os gastos para aumentar os lucros.
Você pode, por exemplo, identificar oportunidades para negociar preços com fornecedores, buscar serviços com valores mais vantajosos e reduzir gastos com contas de consumo.
6. Padronize o processo de cobrança
O processo de cobrança é decisivo para a saúde financeira da agência e deve ser totalmente padronizado.
Para isso, você pode criar uma régua de cobrança com notificações e lembretes específicos para cada etapa da cobrança, desde o envio do boleto (ou débito automático na fatura, débito em conta, etc.) até as tentativas de negociação após o vencimento.
Dessa forma, você diminui a inadimplência e incentiva seu cliente a pagar em dia para manter o caixa sempre saudável.
Essa tarefa fica muito mais fácil com um software específico para a gestão de cobranças recorrentes, pois você não precisa repetir o mesmo procedimento todo mês para os clientes com contratos de longo prazo.
7. Automatize sua gestão de pagamentos e recebimentos
Com o apoio da tecnologia, você consegue automatizar vários processos da sua gestão de pagamentos e recebimentos para ganhar tempo no dia a dia da agência.
Sabemos que a rotina desse tipo de empresa é muito corrida, e contar com um sistema para cuidar das tarefas repetitivas faz muita diferença na produtividade.
Com um software de gestão de pagamentos, você pode automatizar todo o processo de cobrança recorrente, programando o envio de nota fiscal, boleto e lembretes de vencimento, por exemplo.
Além disso, consegue integrar os pagamentos diretamente à gestão das contas a receber no financeiro, para manter o controle dos recebíveis em tempo real.
A tecnologia atual também permite a gestão de vários meios de pagamento diferentes (boleto, cartão de crédito, cartão de débito, Pix, carteira digital, link de pagamento, etc.) e a geração de relatórios que detalham todas as movimentações do negócio.
Entendeu como fazer a gestão de pagamentos para lucrar mais com sua agência digital?
Então, aproveite para conhecer a solução completa da Vindi para automatizar seu trabalho.
*** Por Rodrigo Dantas – CEO e Fundador Vindi ***
